Tribuna Empresarial

Modelos de Memorandum

1. ETIMOLOGÍA. Es un término latino que significa "memorable", cosa que debe tenerse en la memoria.
Deriva de la forma latina memorare (mencionar, referir, recordar).
Antiguamente designaba a una libretita de apuntes o notas.
En latín, el plural  es memoranda. En castellano podemos decir memorando(singular) y memorandos (plural).

2. CONCEPTO.
Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.
Familiarmente es llamado "MEMO".

3.FUNCIÓN. El memorando es una comunicación diplomática en la que se transmite un mensaje y puede ser:
  • Una orden.
  • Un mensaje.
  • Un pedido.
  • Un perdido.
  • Una justificación.
  • Una amonestación.
  • Una información, etc.
4. USOS. Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma  institución. Por su calidad de interno es un documento de  "INTEROFICINA".
Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias.

5. CARACTERÍSTICAS:
Se caracteriza por ser:
  • Un documento breve y directo.
  • Funcional y práctico.
  • Interno.
  • Circula dentro de la institución.
  • Sobre todo de acción inmediata.
El memorándum perimite un enlace.

- Vertical descendente (de un superior a su subalterno). En este caso se sugiere:

                                  DE      : ...................................................
                                  A        : ...................................................

- Vertical ascendente (de un subalterno a su superior). Se recomienda:

                                  A        : ...................................................
                                  DE      : ...................................................

- Horizontal (entre personas del mismo rango o jerarquía). Puede ser cualquiera de las dos formas anteriores.

6. CLASES:
a. Memorándum simple o directo. Es aque que va dirigido a un solo destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un documento que enlaza a subalterno y viceversa, o a un jefe con otro de igual rango.

                                   DEL                 :   Gerente General
                                   AL                   :   Jefe de Sección de Ventas.
                                   ASUNTO          :   Llamada de atención.
                                   FECHA            :   03 de Noviembre de 2011.

b. Memorándum múltiple.
Es el que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier información en forma simultanea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto con igual numeración para varios destinatarios.

                                   DE                   :   Gerente General.
                                   A                     :    Jefes de Sección.
                                   ASUNTO          :    Rol de vacaciones.
                                   FECHA            :    03 de Noviembre de 2011.



                                   DE                   :    Director del Instituto.
                                   A                     :     Profesores.            Luís Hernández
                                                                                            Juan Rivera
                                                                                            César Castro
                                   ASUNTO          :     Entrega de notas.
                                   FECHA            :      03 de Noviembre de 2011.

6. PARTES:

a. Numeración. Se escribe la palabra memorando seguida del código o número correspondiente, del año y de las iniciales de la institución. Ejemplo.

MEMORÁNDUM Nº 015/GG/11.

(Gerencia General)

MEMORÁNDUM Nº 020/DC-IPSS/11.

(Departamento de Contabilidad del Instituto Peruano de Seguridad Social).

b. Información. Se escribe la palabra DE: seguida del nombre completo y cargo del remitente;  luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del día.

                                     DE (L)        :  cargo y/o nombre de la persona que remite.
                                     A (L)           : cargo y/o nombre del destinatario.
                                     ASUNTO     : síntesis del mensaje.
                                     FECHA       : día, mes y año.

c. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa claridad y precisión el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma directa y sin palabrarias.

d. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 ó 2 palabras. Suele ser "atentamente".

e. Firma y rúbrica. Es la firma de la persona que remite el documento.

                                      Eduardo Prado Gonsález
                                      GERENTE GENERAL

f. Con copia o distribución. Se utiliza cuando el documento debe ser intregado para su conocimiento a otra persona además del destinatario.

c.c. Departamento de Personal
Significa con copia.

g. Distribución.
c.c. Dpto. de Personal
c.c. Archivo.

h. Iniciales. Se coloca con letras mayúsculas las del remitente y con letras minúsculas las del mecanógrafo(a), digitador (a) o secretaria, separadas con barra oblícua.
Ejemplo.

YMC/zpz.

Cuando a un memorándum se adjunta  algo, se detalla debajo de las iniciales con la denominación de anexo o incluso. Ejemplo.
Incl. Reglamento Interno.
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