1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa perteneciente al círculo.

2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueder ser generalmente lo siguiente:
  • Movimiento interno de los jefes de la institución
  • Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
  • Ascensos del personal que elabora en la empresa.
3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general paa todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:
  • Cambios de horario.
  • Rotación de jefes.
  • Nombramiento de comisión reorganizadora.
  • Ascensos del personal.
  • Aplicación de encuesta.
  • Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
4.  USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinataros se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

5. PARTES:
a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano comose acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

6. REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

6.2. Expocisión, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.