Tribuna Empresarial

Acta

1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín acta ("actos, hechos; archivos, registros"). Acta es el plural de actum ("acto, acción").

2. CONCEPTO. Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como también los temas tratados.
Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Público.
La redacción del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.

3. FUNCIÓN. El libro de actas es muy importante en la vida de una institución, porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verídico.

4. USOS. Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico o político.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un escribano o notario.
Su redacción le corresponde al secretario, quien generalemtne la escribe primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.

5. CLASES DE ACTAS
  1. Acta de Sesión. Contiene los acuerdos tomados en una reunión o sesión Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea pública o privada.
  2. Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando quiera hacer justicia.
  3. Acta de Conciliación. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
  4. Acta de Inspección o Supervición. Cuando se requiera redactar los resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.
  5. Acta de Fundación. Cuando quiere dejar constancia de la fundación o inauguración de una entidad pública o privada, una ciudad, una región o aspectos importantes de la vida de un país.
  6. Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que  preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al personal, un proceso electoral, decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, invertariar, entregar y y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad.
  7. Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil derivado de la falta de pago de títulos de crédito (entre ellas los documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas de crédito y que no son otra cosa sino pagarés) o deudas bancarias en general.

    El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes. Éste inicia con la demanda que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la demanda ajustada a derecho la admitirá y, como un acto precautorio, ordenará el embargo de bienes del deudor que basten a garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.

    Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse el siguiente orden:

    I. Las mercancías

    II. Los créditos de fácil y pronto cobro, a satisfacción del acreedor

    III. Los demás muebles del deudor

    IV. Los inmuebles

    V. Las demás acciones y derechos que tenga el demandado.

    Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor nombra depositario de los bienes embargados. La única función del depositario es resguardar los bienes hasta que se concluye el juicio. Desde luego, el depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero no debe hacer uso de los mismos, pues podría incurrir en responsabilidad penal.

    Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles, se anotará el embargo en el Registro Público de la Propiedad de la entidad en donde éste se encuentre. No se nombra depositario y el bien continúa en posesión de quien la tenga antes del embargo.

  8. Acta de Lanzamiento o Desahucio.
  9. Acta de Sociedad.

6. PARTES DEL ACTA

  1. Encabezamiento. Se especifíca los siguentes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación del acta anterior.
  2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:

           2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.

           2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del informante.

           2.3. Pedidos.Se anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona hace uso de la                   palabra para enunciar su pedido sin dar ninguna explicación.

           2.4. Orden del día o Debate. Es la parte más importante del Acta, la más extensa. Cada pedido formulado será                   fundamentado, debatido y aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el                   presidente o quien  dirija la sesión no aceptará nuevos pedidos.

  • Votación. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamará a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobación puede ser:

           A = Mayor

           B = Unanimidad

           C = Aclamación

3.  Cierre del Acta y Firmas. Al término del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula:
"No habiendo otro asunto más que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por finalizada la sesión firmando los presentes el Acta"

7. EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesión debe ser redactada por el secretario o por quien hace sus veces directamente en el libro de actas, en la misma sesión, para que sea aprobada al término de ella. Sólo en forma excepcional, podrás se redactada en borrador para ser pasada luego al lbro en plazo no mayor de 10 días; en este caso el acta será aprobada por una comisión especial por delegación de facultades.

8. EL QUÓRUM DE LAS SESIONES

"Quórum" es una palabra latina que se refiere al número necesario de miembros que debe estar presente para que se instale y funcione formalmente la sesión de un órgano deliberante.
El quórum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de más de la mitad de los miembros que conforman legalmente el órgano deliberante. Por lo tanto, el quórum mínimo está constituido por la concurrencia de la mitad más uno de tales miembros. Por ejemplo, si un órgano está integrado por 20 miembros, su quórum mínimo lo constituirán 11 personas.
Sin embargo, si el número legal de miembros de un órgano es impar, su quórum mínimo viene a ser el número entero  inmediato  superior al de la mital de aquél. Por ejemplo, si su órgano está compuesto legalmente por 9 miembros, su quórum mínimo lo constituye la presencia de sólo 5 miembros.
La ley del estatuto deberá precisar si para la determinación del quórum debe tomarse en cuenta al número total de miembros de un órgano o solamente al número de sus miembros hábiles. En algunas estidades, para la determinación del quórum, no consideran miembros hábiles a los que no están al día en sus aportaciones o cotizaciones, a los que están enfermos o ausentes con licencia concedida legalmente y a los suspendidos en el ejercicio de sus funciones.

9. ADOPCIÓN DE ACUERDOS

Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por mas que existiera opinión favorable unánime con relación a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptaran por el voto conforme de la mayoría absoluta de los presentes en la sesión; es decir, por el voto de más de la mitad de los miembros asistentes. En consecuencia, la mayoría absoluta mínima está representada por el voto de la mitad más uno de los concurrentes. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un acuerdo se adoptará con el voto de 8 miembros, como mínimo.
La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos, se tomen por mayoría más alta (llamada "mayoría calificada"), pero nunca por un número de votos menor a la mayoría absoluta, porque seríann ilegales y, por ende, nulos ipso jure.

10. VOTO DIRIMENTE

Cuando en una votación ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o más propuestas, y en el estaturo o norma interna o se ha previsto como resolver el empate, éste deberá resolverse mediante el "voto dirimente" del presidente. Se conoce como tal al segundo se ha generado empate en la votación referida líneas arriba. Es este caso el presidente vota una vez más y dirigirme o rompe el empate.

11. SALVAMENTO DE VOTO

Los miembros de lor órganos deliberantes son solidariamente responsables de los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarán exentos de responsabilidad administrativa y penal quienes "salven su voto", inmediatamente después de haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos es contrario a la ley o las normas internas establecidad. Una persona, "salva su voto" cuando solicita al presidente que conste en el acta su oposición expresa al acuerdo tomado, o cuando le envía una carta, generalmente notaria, con el mismo propósito.

12. RECONSIDERACIÓN DE ACUERDOS

En algunas institucione del Sector Público, se acostumbra solicitar la reconsideración de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la próxima sesión, cuando todavía no han sido publicados o no se ha notificado formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone texativamente  a esta costumbre, por lo que las instituciones la consienten a fin de agilizar la solución de sus problemas.
Esta reconsideración puede ser solicitada por uno o más miembros del órgano que ha tomado el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula cuando se considera que el  acuerdo que se observa ha sido adoptado en forma apresurada, arbitraria, injusta, sin los elementos de juicio necesario, o en contra de la ley o de las normas internas establecidas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o enmendado), se requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesión a favor de ella; en caso contrario, la reconsideración no procede y es desestimada, continuado vigente el acuerdo que se observó.

13. IMPUGNACIÓN DE ACUERDOS


Los acuerdos de los órganos de gobierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o a sus normas internas, o que puden dañar gravemente sus intereses, podrán ser impugnados judicialmente. En cambio, en las instituciones del Sector Público, estan impugnación tiene lugar pirmero a nive de instancias administrativas, cuando los acuerdos han sido publicados mediante resolución.

14.REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN EXTRAORDINARIA

Se denomina sesión extraordinaria a aquélla que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o pedido escrito de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada .
El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta sólo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son : control de asistencia, lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta.

NOTA IMPORTANTE


En los tiempos pasados, la aprobación del acta de una sesión se realizaba recién en la próxima sesión, que a veces no se llevaba a cabo por mucho tiempo. Esta aprobación tradicional, en la actualidad, ya no se practica por extemporánea e insulsa. Al haberse dispuesto por ley que las actas adquieren fuerza legar a partir de su aprobación, se necesita que estén aprobadas cuanto antes para ejecutar sus acuerdos sin observaciones que podríasn lo que más conviene a las instituciones es disponer que las actas de las sesiones de sus órganos de gobierno y en todos los casos se aprueben de una vez al finalizar la sesión, en forma inmediata.

15. ACREDITACIÓN MEDIANTE ACTA

En ciertos casos, la ley exige uqe lo que han sido elegido representantes legales se acrediten como tales con la presentación del acta de la sesión en la cual se adoptó el acuerdo correspondiente, debidamente aprobada. Para ello será suficiente que el interesado presente una copia legalizada de la referida acta. Por ejemplo, esta acreditación es obligatoria para los representantes legales de las organizaciones sindicales en los actos de comparecencia que promueve el Ministerio de Trabajo en casos de conflicto con el empleador.

16. INSCRIPCIÓN DE ACTAS EN LA OFICINA REGISTRAL

Las actas de las sesiones en las que consten los acuerdos sobre la forma del estatuto de una sociedad o asociación, la selección de sus representantes leales, así como la renovación o variación de sus mandatos, y en los casos previstos por ley, deben ser inscritas obligatoriamente en la Oficina Registral de la sede institucional, a fin de dar seguridad jurídica a tales actos.
Dicha inscripción deberá realizar luego de la aprobación del acta y en el plazo establecido. Para cuyo efecto será suficiente la presentación de copias fotostáticas de la misma, debidamente legalizados por notario público o, en su defecto, por juez de paz.
Esta inscripción es de suma importancia, ya que tales acuerdos adquieren vigencia legal recién a partir de ella. En consecuencia, cuando se trate de la adopción de esta clase de acuerdos, no bastará que las respectivas actas de sesión estén debidamente aprobadas, sino que requerirán, además, de su inscripción en los registros correspondientes para tener plena vigencia legal.

17. COPIA CERTIFICADA DE ACTA DE SESIÓN


Cualquier miembro de un órgano deliberante, por más que no asista a sesión, o su representante, tiene derecho a solicitar copia certificada del acta de la sesión que indique, de toda el acta o sólo de la parte o partes que señale.

18. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA O ASOCIACIÓN

El acta de constitución de una empresa o de una asociación es su partida de nacimiento. Es el documento inicial, el primero que se elabora formalmente a nombre de una entidad, a partir de la cual se escribirá su historia, porque no hay que olvidar que las actas vienen a ser verdaderos testimonios de la vida de las instituciones.
El acta de constitución es la primera acta que se escribe en el libro respectivo, una vez que éste ha sido legalizado por la correspondiente.
El acta de constitución y el estatuto conforman los dos documentos básicos para constituir legalmente una empresa o asociación.

18.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA


Se denomina empresa a toda sociedad constituida de acuerdo con las leyes de nuestro país. ¿Y qué es una sociedad? Una sociedad es una agrupación de personas naturales y/o jurídicas que se han unido formalmente para dedicarse a una actividad productiva, comercial o de servicios con fines de lucro, es decir, para obtener ganancias o utilidades en beneficio mutuo.
Una persona natural es aquélla que tiene existencia física, real como cualquiera de nosotros; mientras que una persona jurídica es aquélla constituida legalmente por dos o más personas naturales y/o jurídicas, distinta a todas ellas.

18.2. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN

La asociación es una organización estable de personas naturales y/o jurídicas que, a través de una actividad común, persigue un fin no lucrativo, mientras que la empresa sule perseguir un fin lucrativo.
Una asociación puede ser de carácter gremial, profesional, cultural, educativo, deportivo o social, como un club, una asociación de vivienda. Las asociaciones se rigen por las normas del Código Civil, su estatuto y reglamentos internos.

El acta de constitución de una asociación debe precisar:

  1. El lugar, día, mes y año, así como l ahora y el domicilio donde se reúnen los que van a constituir la asociación.
  2. La nómina de los que se reúnen:

          a) Si son personas naturales, sus nombres y apellidos, documentos de identificación y domicilio.

          b) Sin son personas jurídicas: sus denominaciones o razón social y los nombres y apellidos de quienes las               representan.

  1. La denominación de la asociación que se constituye.
  2. Sus fines, y
  3. La eleccióndel primer consejo directivo de la asociación.

NOTAS:

  • A las personas que figuran en el acta de constitución de sociedades y asociaciones, suelen considerarse como "socios fundadores" o "asociados fundadores", respectivamente, a quienes el estatuto,  a veces, les reconoce cierta prerrogativas o derechos especiales.
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